ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
1
MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT
2
Nama Mesyuarat
: MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SEMBILAN BILANGAN 10/2022
3
Tarikh : 18 OKTOBER 2022
4
Tempat: Bilik Mesyuarat Balai Gadang
5
Pautan: https://meet.google.com/ckh-vwfh-pne
6
7
8
MUKA SURATPARAPERKARATINDAKANMAKLUM BALAS
9
63.1Perkara Berbangkit Mesyuarat Bil 9/2022 :PPD SEREMBAN: Unit Infrastruktur PPD Seremban telah menghantar maklumat kepada Ir. Erni Fazira, Sektor Infrastruktur dan Perolehan JPNS melalui aplikasi WhatsApp pada 18 Oktober 2022.

PPD JEMPOL DAN JELEBU: Cadangan menukar ganti tangki bagi 12 sekolah dimasukkan di dalam ABM 2023 dan dibentangkan semasa bengkel pada 16.11.2022

PPD Kuala Pilah: Cadangan menukar ganti tangki telah dimasukkan di dalam ABM 2023 dan dibentangkan semasa bengkel pada 16.11.2022
PPD PORT DICKSON: Cadangan menukar ganti tangki bagi 16 buah sekolah telah dimasukkan di dalam ABM 2023 dan dibentangkan semasa bengkel pada 16.11.2022.

PPD REMBAU : Cdangan penyelenggaraan berkaitan tangki air disekolah telah dimasukkan di dalam ABM 2023 PPD Rembau. PPD Tampin
10
Perkara 3.1 : Pemantauan Keselamatan Tangki Air Sekolah
11
Mesyuarat memutuskan bahawa semua PPD perlu menyediakan data keperluan penyelengaraaan tangki air kepada SIP bagi tindakan permohonan peruntukan.Semua PPD
12
13
63.2Perkara 4.3.5: Penyediaan Dokumen Permohonan Peruntukan ABM Tahun 2023.Sektor Infrastruktur dan Perolehan mengadakan Bengkel ABM 2023 pada 16 Novermber 2022 dan Mesyuarat ABM 2023 pada 17 November 2023 untuk memuktamadkan senarai ABM 2023.
14
Mesyuarat mengambil maklum bahawa SIP dalam proses membuat perincian untuk menapis semua ABM yang dikemukakan oleh PPD. SIP akan mengadakan mesyuarat pada tarikh yang akan dimaklumkan kemudian untuk dipanjangkan ke pihak JKR .Sektor Infra dan Perolehan
15
63.3Perkara 5.1.10 : Strategi Pentaksiran Akhir Tahun untuk Tahun 4,5,6 dan Peperiksaan Akhir Tahun untuk Tingkatan 1, 2 dan 3. Sektor Pembelajaran tidak terlibat berkaitan perkara ini kerana tiada lagi Pentaksiran Akhir Tahun Sekolah rendah dan menengah rendah. Pentaksiran Akhir Tahun telah digantikan dengan Ujian Akhir Sesi Akademik yang dikendalikan oleh SPP.
16
Mesyuarat memtuskan bahawa Sektor Pembelajaran perlu merangka beberapa strategi bagi menghadapi aduan dan kenyataan-kenyataan yang tidak tepat berhubung dengan Pentaksiran Akhir Tahun bagi Tahun 4,5,6 dan Peperiksaan Akhir Tahun Tingkatan 1, 2 dan 3Sektor Pembelajaran
17
18
19
63.4Perkara 5.1.15 : Pegawai yang tidak pernah menghadiri kursus. PPD SEREMBAN: Surat peringatan kepada Pegawai dan AKP di PPD Seremban serta guru dan AKP di sekolah daerah seremban telah dikeluarkan pada 9 Jun 2022 dengan nombor rujukan surat PPDS.100-1/5/1(10), 8 September 2022 dengan nombor rujukan surat PPDS.100-1/5/1(11) dan 19 Oktober 2022 dengan nombor rujukan surat PPDS.100-1/5/1(12). Sehingga 4 November 2022, 0% pegawai dan AKP yang tidak menghadiri sebarang kursus.

PPD REMBAU:
4.2 PPD Rembau telah mengeluarkan surat peringatan kepada dua sekolah yang mempunyai pegawai yang masih berstatus TPK pada 11.08.2022 rujukan surat PPDR.500 - 8/5/2 (12) dan membuat peringatan melalui Whatsapps pada 22.09.2022.

Semakan mendapati sehingga 08.10.2022 tiada Pegawai dan kakitangan Daerah Rembau berstatus TPK.

PPD JEMPOL DAN JELEBU: Semakan rekod kehadiran latihan di dalam SPLKPM sehingga 4.11.2022 didapati tiada guru dan AKP yang tidak pernah menghadiri kursus di daerah Jempol dan Jelebu.

PPD KUALA PILAH : Semakan rekod kehadiran latihan dalam SPLKPM sehingga 7 November 2022 tiada pegawai dan AKP yang tidak pernah menghadiri sembarang kursus di Daerah Kuala Pilah

PPD PORT DICKSON: Semakan rekod kehadiran latihan dalam SPLKPM sehingga 4 November 2022 tiada pegawai dan AKP yang tidak pernah menghadiri sebarang kursus di Daerah Port Dickson

SSM: Perkara ini telah dimaklumkan di dalam Mesyuarat JK Pelaksana Latihan yang telah diadakan pada 3 November 2022. SU LDP telah dimohon untuk membuat hebahan sehingga peringkat sekolah bagi memastikan tiada pegawai yang tidak pernah menghadiri kursus.		4.7
20
Mesyuarat memutuskan supaya PPD dapat mengambil tindakan untuk mengatasi masalah pegawai yang tidak pernah menghadiri sebarang kursus di daerah masing-masing. Mesyuarat mencadangkan agar program-program yang diadakan di PPD dan sekolah-sekolah dapat diangkat sebagai kursus jika memenuhi syarat yang ditetapkan bagi membantu masalah ini. SSM dan PPD
21
22
84.2.5Mesyuarat memutuskan bahawa S4PD akan mengemukakan Garis Panduan Pengurusan Bencana Peringkat NS kepada PPD untuk tindakan seterusnya selewat lewatnya pada 28 Oktober 2022 Tindakan telah diambil dengan mengedarkan surat penambahbaikan garis panduan pengurusan bencana kepada semua ppd pada 19 okt 2022 (rujukan: JPNS.SPPPPD.100-3/4/2 Jld 4 (17) untuk tindakan selanjutnya
23
24
S4PD
25
84.3.2Mesyuarat memutuskan bahawa Sektor Pengurusan akan membuat contoh berkaitan memo dalaman untuk penyeragaman dan diedarkan kepada semua sektor dengan kadar segeraContoh berkaitan dengan memo dalaman untuk penyeragaman telah diedarkan kepada pada 25 Oktober 2022
26
Sektor Pengurusan
27
85.1Mesyuarat memutuskan dan bersetuju bahawa Sektor Pentaksiran dan Peperiksaan
akan mengadakan Bengkel Aplikasi Pengumpulan Dan Pemasangan Instrumen (APPI)
Peringkat Negeri Sembilan. Bengkel yang dirancang pelaksanaannya di Melaka adalah sebagai persediaan menghadapi Ujian Akhir Sesi Akademik (UASA) 2022/2023.
SPPBengkel Aplikasi Pengumpulan Dan Pemasangan Instrumen (APPI) ini telah dijalankan seperti berikut :
Kohort 1 pada 18 hingga 21 Oktober 2022
Kohort 2 & 3 pada 01 hingga 04 November 2022
28
85.3Mesyuarat memutuskan supaya Sektor Pengurusan membantu sekolah-sekolah yang kritikal dari segi keperluan toner.Sektor PengurusanKeperluan toner di sekolah-sekolah perlu dimohon kepada Sektor Pentaksiran dan Peperiksaan dan Sektor Pengurusan Sekolah melalui ABM 2023
29
30
85.4Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan KawasanUnit Perolehan mengambil maklum akan perkara tersebut dan bercadang mengadakan perjumpaan tersebut pada 30 November 2022 selepas proses sebut harga dan penutupan akaun selesai.
31
Mesyuarat memutuskan supaya SIP dapat adakan perjumpaan dengan semua kontraktor pembersihan untuk diingatkan tentang tugasan yang perlu dilaksanakan sebelum penghujung November
32
SIP
33
95.5Mesyuarat bersetuju dengan cadangan PPD Jempol Jelebu yang mencadangkan agar jawatan SIP+ dijadikan jawatan terbuka untuk dibawa ke peringkat tertinggi di KPM atau Nazir. Cadangan ini bertujuan untuk memberi peluang lebih ramai lagi calon yang berkelayakan dan mempercepatkan lagi pengisian dibuat. SSMPerkara ini pernah dibawa ketika mesyuarat Pengarah-Pengarah JPN bersama KPPM pada tahun 2020. Sehingga kini masih di peringkat kajian dan syarat-syarat asal pemilihan masih dikekalkan kecuali pemilihan yang diberi kelonggaran secara "one off".
34
95.6Mesyuarat mengambil perhatian perkara-perkara yang dibangkitkan oleh PPD Rembau iaitu;5.6.1 Unit Perjawatan dan Perkhidmatan telah mengeluarkan Surat Arahan Pembantu Tadbir Beredar di SK Astana Raja pada 19 Oktober 2022, berkuatkuasa sehingga 31 Disember 2022. PT Beredar yang terlibat adalah daripada SK Kampung Sawah.

5.6.2 Amalan pada ketika ini ialah pihak sekolah / PPD yang menghantar dokumen permohonan persaraan pilihan akan membawa bersama buku rekod penghantaran untuk dicop terima oleh Unit Perjawatan dan Perkhidmatan (UPP) sebagai bukti penerimaan. Buku rekod penghantaran tersebut boleh dirujuk oleh pihak sekolah bagi menentusahkan sama ada dokumen telah diterima/ belum diterima. Sungguhpun demikian, UPP SSM mengambil maklum cadangan dari PPD dan akan memberi pertimbangan kepada perkara tersebut bagi tujuan penambaikan proses kerja urusan persaraan.



5.63 Proses penggantian Pegawai SIPartner+ akan dibuat pada kadar segera sebaik sahaja PPD mengemukakan senarai calon yang layak untuk ditemuduga. Proses penilaian pemilihan mengambil masa kurang daripada 4 minggu diperingkat JPNS sebelum dihantar ke BPSH KPM.
35
5.6.1 Permohonan Pembantu Tadbir (beredar) di SK Astana Raja dapat diluluskan segera memandangkan keperluan yang tinggi daripada pihak sekolah.
36
SSM
37
5.6.2 Memohon agar SSM dapat memberi maklumbalas berkaitan penghantaran Dokumen Permohonan Pencen Awal yang dihantar oleh pihak sekolah terutama yang telah menghantar dokumen awal dan mematuhi tarikh tutup penghantaran.
38
39
5.6.3 Pegawai SIPartner+ PPD Rembau akan bersara dalam masa terdekat. Justeru, mohon pengantian dibuat dengan segera. PPD JJ kekosongan seorang pegawai SISC+ Sains Sosial bermula Mei hingga kini. PPD JJ mempromosikan jawatan tersebut kepada Guru Cemerlang tetapi sambutan tidak menggalakan
40
41
42
105.7Mesyuarat mengambil perhatian perkara-perkara yang dibangkitkan oleh PPD Port Dickson iaitu; Bagi perkara 5.7.1(i) pentadbiran ini memohon agar PPD Port Dickson untuk mengemukakan senarai calon yang memenuhi syarat pada kadar yang segera bagi memudahkan proses penilaian pemilihan.


Perkara 5.7.1(ii)
Unit Perjawatan dan Perkhidmatan telah memaklumkan kekosongan Penolong Pegawai Tadbir kepada Kementerian Pendidikan Malaysia pada 5 September 2022 dan pemakluman kali kedua juga telah dihantar menerusi emel pada 3 November kepada KPM dan JPA dan sedang dalam tindakan di pihak KPM/JPA.

Perkara 5.7.1(iii)
Perkara ini sememangnya ada dalam perhatian Unit Perjawatan dan Perkhidmatan SSM dan pemakluman kekosongan ini juga telah turut dibangkitkan dalam Persidangan Pengurus Sumber Manusia (HRMC) Bil 3/2022 di Kuala Terengganu pada 28 - 29 Oktober 2022. KPM sedia maklum keperluan pengisian bagi semua negeri yang terlibat dan akan memohon pertimbangan khas daripada JPA untuk membenarkan pengisian yang melebihi had yang ditetapkan oleh JPA atas dasar keperluan dan kepentingan perkhidmatan.

Selain itu, UPP SSM telah melaksanakan inisiatif rundingan bersama Pengurus Sumber Manusia di Bahagian untuk mengenalpasti calon Pembantu Tadbir (JSPS ) daripada Bahagian untuk dihakikikan di bawah pentadbiran Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan. Di samping itu, JPN NS juga telah membuat deklarasi kekosongan melalui sistem eTBG bagi membolehkan pihak KPM mempertimbangkan kelulusan pertukaran masuk dari negeri lain ke Negeri Sembilan.
Perkara 5.7.1(iv)
Memandangkan jawatan KPT N22 merupakan jawatan naik pangkat, Unit Perjawatan dan Perkhidmatan telah menyampaikan pemakluman awal kekosongan jawatan Pembantu Tadbir N22 di SK Teluk Kemang yang akan bersara wajib pada Disember 2022 kepada Cawangan Naik pangkat, BPSM, KPM pada 31 Oktober 2022 untuk tindakan lanjut.

Bagi perkara 5.7.2 Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sembilan (JHEAINS) telah memaklumkan buat masa ini tiada peruntukan dari JHEAINS untuk menyediakan kemudahan ruang makan murid-murid SMA Chuah
43
5.7.1 Mesyuarat memutuskan SSM agar mengambil tindakan berkaitan isu-isu kekosongan sumber manusia di Port Dickson iaituSSM
44
i.Kekosongan SISC+ (2 orang – Sains Sosial)
45
ii.Kekosongan di PPD (Penolong Pegawai Tadbir N32 yang telah berpindah)
46
iii.Kekosongan Pembantu Tadbir N19 yang telah setahun kosong.
47
iv.Kekosongan Pembantu Tadbir SJKC Chung Hua Teluk Kemang yang akan bersara wajib pada bulan 12
48
49
50
5.7.2 Mesyuarat memutuskan agar Sektor Pendidikan Islam dan PPD Port Dickson bekerjasama dengan Jabatan Agama Islam Negeri Sembilan dalam satu Sesi Libat Urus bagi mengatasi masalah kemudahan ruang makan murid-murid di SMA Chuah, Port Dickson.Sektor Pendidikan Islam dan PPD Port Dickson
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
115.8Mesyuarat mengambil perhatian terhadap isu pengosongan bangunan di PPD Seremban bagi memberi keselesaan kepada PPDS dan memutuskan agar Sektor Pengurusan, SIP bersama-sama Timbalan Pengarah, S4PD untuk berunding dengan Pengetua SMK KGV manakala Timbalan Pengarah Sektor Pembelajaran pula akan berunding dengan Pengetua SMK Mambau bagi mendapatkan stor baharu sebagai ganti. Sektor Pengurusan, SIP,SP : Masih mencari lokasi yang sesuai dan akan memohon kontena dari Lembaga Peperiksaan sekiranya mendapat kawasan yang sesuai untuk penempatan kontena untuk dijadikan stor.

pada saya ni tindakan sektor pengurusan sebab melibatkan stor
63
Timbalan Pengarah S4PD dan Timbalan Pengarah Sektor Pembelajaran
64
115.9Mesyuarat memutuskan agar Sektor Pengurusan memanjangkan semua isu berkaitan pembayaran Tuntutan Perjalanan (TNT) dan kerja lebih masa (OT) di PPD Tampin untuk AKP yang telah menjalankan tugas masing-masing ke peringkat tertinggi di KPM . Sektor PengurusanPermohonan peruntukan bagi tuntutan perjalanan dan elaun lebih masa telah dimohon di MPPBM Bil.2/2022 bertarikh 21 September. Walau bagaimanapun, peruntukan yang diberikan oleh Bahagian Kewangan KPM adalah terhad dan tidak dapat menapung semua permohonan dari semua Pejabat Pendidikan Daerah. Justeru itu, semua PPD dan sekolahperlu membuat kawalan dalaman berdsarkan peruntukan yang sedia ada.
65
66
115.1Mesyuarat memutuskan agar semua PPD memantau pembekalan locker di sekolah-sekolah rendah terpilih di daerah masing-masing untuk tahun ini, dan memastikan locker berkenaan ditempatkan di lokasi yang sesuai . Semua PPDPPD SEREMBAN: Kontraktor yang dilantik telah membuat penghantaran pembekalan loker pada 3 November 2022 untuk semua sekolah yang terlibat di daerah Seremban. Sijil akuan penerimaan telah ditandatangani oleh pihak sekolah.

PPD JEMPOL DAN JELEBU: Tiada sekolah di daerah Jempol dan Jelebu yang menerima bekalan locker.
PPD REMBAU : Tiada sekolah di daerah Rembau yang menerima bekalan locker.
PPD PORT DICKSON: Hanya sebuah sekolah yang terlibat dalam pembekalan locker pelajar iaitu SK Jimah Baru. Sebanyak 222 unit locker telah dihantar ke sekolah pada 18 Oktober 2022. Pihak sekolah masih belum menyerahkan kepada murid kerana lanyard untuk menggantung kunci yang dipesan oleh sekolah belum mencukupi. Dijangka penyerahannya akan dibuat pada minggu terakhir November 2022. Semua locker berada dalam keadaan baik.
67
68
115.11Mesyuarat memutuskan supaya sebarang tindakan adalah mengikut spesifikasi tugas dan carta alir serta perbincangan dibuat sebelum penyerahan tugas dibuat oleh Unit Menengah & Ting.6 kepada Sektor Pengurusan berkaitan kerja-kerja kewangan di sekolah-sekolah PTJ.Unit Kewangan melaksanakan pengurusan kewangan bagi semua aktiviti mengikut ketetapan terdahulu dan tiada sebarang perubahan yang dibuat bagi pengurusan peruntukan di Jabatan ini termasuklah di dalam pengurusan peruntukan Aktiviti Pendidikan Menengah

Unit Menengah dan Tingkatan Enam sedia maklum dan akan mengikut fungsi Sektor Pengurusan Sekolah, JPN Negeri Sembilan
69
Unit Menengah & Ting. 6 dan Sektor Pengurusan
70
115.12Mesyuarat mengambil maklum berkaitan aduan daripada Setiausaha Bahagian (SUB) berkaitan Pemusatan Juruteknik di PPD menyebabkan beberapa isu berkaitan bebanan kerja Juruteknik Komputer. Jesteru mesyuarat memutuskan agar semua PPD dapat mematuhi skop kerja Juruteknik Komputer (JTK) yang telah ditetapkan didalam Garis Panduan Pemusatan JTK dan perlu ada perbincangan yang komprehensif dalam organisasi.PPD SEREMBAN: Sesi perjumpaan berkaitan skop kerja Juruteknik Komputer daerah Seremban bersama Pegawai Pendidikan Daerah, Pejabat Pendidikan Daerah Seremban telah diadakan pada 8 November 2022 (2.30 petang-4.30 petang) bertempat di Balai Perdana PPD Seremban. Memo bertarikh 4 November 2022 dengan nombor rujukan PPDS.100-1/5/1/(06).

PPD JEMPOL DAN JELEBU: Perjumpaan PPD dan pengurusan tertinggi PPD dgn JTK telah di adakan pada 21.10.2022 (Jumaat) bagi membincang tugas2 hakiki JTK dan tugas lain utk membantu PPD. Semua pihak telah bersetuju jika ada sesuatu isu yg timbul boleh dikemukakan kpd Pegawai Pendidikan Daerah.

PPD REMBAU: Taklimat Operasi Pemusatan JTK Daerah Rembau Bersama Pegawai Pendidikan Daerah Rembau, Timbalan PPD Sektor Perancangan, Penolong PPD USTP, Penolong Pegawai Tadbir Sektor Pengurusan dan Penolong Pegawai Tadbir Unit Sumber Manusia, ICT dan Pentadbiran Am telah diadakan pada 13.06.2022, rujukan suat PPDR.100-15/4/3 (1) dengan membincangkan dan menyelaras skop kerja JTK di Unit Pengurusan Teknikal ICT Sekolah dibawah pengurusan PPD. Perjumapaan kedua juga telah diadakan pada Taklimat Pagi PPD Rembau bertarikh 23.09.2022 bagi penyelarasan kerja.

PPD KUALA PILAH : Sesi perjumpaan berkaitan skop kerja Juruteknik Komputer daerah Daerah Kuala Pilah bersama Pegawai Pendidikan Daerah, Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Pilah telah diadakan pada 7 Oktober 2022 (Memo PPDKP.100-6/3/18(41) bertarikh 6.10.2022

PPD PORT DICKSON: Perjumpaan Pengurusan Tertinggi PPD PD bersama JTK telah di adakan pada 3 Jun 2022 bagi taklimat awal berkaitan pemusatan JTK di PPDPD dan agihan sekolah untuk JTK . Perjumpaan kedua pula diadakan pada bagi membincangkan tugas-tugas hakiki JTK dan tugas lain untuk membantu PPD PD. Semua pihak telah bersetuju jika ada sesuatu isu yg timbul boleh dikemukakan terus kepada Pegawai Pendidikan Daerah Port DIckson.
71
72
Semua PPD
73
115.13Mesyuarat memutuskan untuk diambil tindakan segera semua permasalahan berkaitan guru di sekolah-sekolah yang mempunyai enrolmen murid orang asli yang tinggi seperti: Sektor Pengurusan SekolahUnit Rendah: Pengisian Guru Besar baharu di SK Tekir telah dilaksanakan dan telah melapor diri pada pada 18 Oktober 2022. Bagi isu jarak jauh guru Bahasa Inggeris di SK Sungai Sampo, pihak Jabatan akan membantu sekiranya mempunyai bekalan Guru Bahasa Inggeris. Pihak PPD juga boleh membantu dengan cara melaksanakan 'redeployment' dalaman dikalangan guru Bahasa Inggeris yang ada sekiranya sesuai.
74
·         SK Tekir,Seremban yang ketiadaan Guru Besar dalam jangkamasa yang lama.
75
·         SK Sungai Sampo, Jempol berkaitan isu guru Bahasa Inggeris yang terpaksa berulang-alik jauh dari rumah ke sekolah
76
125.14Mesyuarat mengambil perhatian isu berkaitan pemilikan bas yang berada di sekolah dan memutuskan bahawa sehingga kini masih tiada surat siaran yang menjurus kepada cadangan agar bas di sekolah dijadikan hak milik sekolah dan meminta agar perbincangan bersama dibuat bagi menyelesaikan isu berkenaan. Sektor PengurusanBagi kes SMA Sains Kuala Pilah yang menperoleh bas dari sumbangan awam dan mempunyai masalah berkaitan dengan isu pemilikan. Dicadangkan sekolah berkenaan mengemukakan isu berkenaan kepada Bahagian Pendidikan Islam di KPM.
77
78
125.16Mesyuarat memutuskan agar Laporan Dapatan Nazir berkaitan Prasekolah ini dipanjangkan kepada semua prasekolah untuk diberi perhatian dan tindakanUnit Prasekolah dan Rendah.Unit Prasekolah ingin memaklumkan surat
edaran Laporan Dapatan Nazir telah diedarkan
kepada semua PPD pada 7 November 2022
dengan Rujukan JPNS.SPS.PSR.100-2/2/9 Jld 3 (18).
Laporan ini juga telah dimaklumkan kepada semua
PPD dalam Mesyuarat Sektor Pengurusan Sekolah
Bil 3/ 2022 pada 5 Oktober 2022.
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100