Да живееш в пост-Covid офис [BG]

За първи път в историята бяхме принудени да работим от вкъщи и помолени да се адаптираме по най-бързия начин. За организациите, в които съществуваха практики за гъвкава работа, това беше еволюция. За много други обаче това беше изненада, която изискваше твърде големи и фокусирани усилия за да продължат да функционират. 

Но най-голямата изненада за много лидери беше осъзнаването, че компанията им може да работи отдалечено, да е продуктивна и все така свързана. Ако хората могат да са продуктивни работейки от вкъщи тогава какъв е смисълът от офис? 

Дори днес, година по-късно, когато компаниите и техните екипи се подготвят да се завърнат в офиса, сходни на горния въпроси все по-спешно търсят своите отговори. Как ще използваме офиса си? Все още ли е подходяща досегашната ни работна среда? Но как да се намери най-ефективният баланс между работата в офиса и работата от разстояние е може би най-належащият въпрос, който организациите си задават.

Физическото действие на връщане към работното място ще се превърне в осъзнат дневен избор за мнозина. Действие определяно от характера на предстоящите задачи, от необходимото ниво на интеракция с колегите и от нуждата за директен достъп до човешки и физически ресурси.

source: Colliers

Проучване на Colliers показва, че това, което липсва на служителите от работата в офиса е колаборацията с техните екипи. Въпреки това 82% от тях желаят да продължат да работят от вкъщи след Covid-19 поне един ден в седмицата. Най-голямо е желанието за работа от вкъщи на служителите във фармацевтичния, технологичния, образователния и изследователския сектор. Най-слабо е желанието за работа от вкъщи в търговския, правния и транспортния сектор. Но дори при тях, повече от 70% от работещите биха желали да работят поне един ден седмично от вкъщи.

source: Colliers

Продуктивността и балансът между работата и личния живот са основните двигатели на желанието за работа от вкъщи. Това е подкрепено от проучването, според което продуктивността на хората не се е променила (51% от анкетираните), а дори леко се е повишила (26% от анкетираните). Най-голям ръст на продуктивността се наблюдава в технологичния и медийния сектор. 

Разбира се, не всеки е способен да работи от разстояние. 23% от участниците твърдят, че продуктивността им се е влошила. Проучването показва още, че хората се нуждаят от офисите си за да се колаборират и общуват, което опровергава теориите, че офисът е мъртъв. Но поради зачестяването на работата от вкъщи, той ще претърпи промяна във функционалността и големината си. Офисът, какъвто го познаваме днес, е проектиран в зората на индустриалната революция с идеята да се управляват и оптимизират административни задачи. Работата е била стандартизирана и работниците изпълнявали еднотипни индивидуални задачи наредени в редици от бюра. Основната цел била контрол и ефикасност. Днес, по-голямата част от организациите са заменили контрола и ефикасността с фокус към колаборация, споделяне на знания, иновации и довереност.

source: Colliers

Говорейки всичко това, си даваме сметка, че не е добре да изграждаме дългосрочна стратегия базирана на краткосрочни събития. Въпреки това обаче е изключително важно да бъдем проактивни и да създаваме все по-гъвкави офиси. Зачестяването на работата от вкъщи не води автоматично до оптимизиране на пространството или до редуцирането му. Ако този процес се управлява и структурира правилно, чрез планиране на седмичната заетост, намаляване на офисната площ е възможно благодарение на нуждата от по-малко стационарни работни места. Въпреки това, организациите по-скоро ще инвестират в подобряване качеството на офисите като осигуряват по-просторна среда, с повече кътове за колаборация и общи площи. Ако компаниите обаче не отчитат растеж при работата от вкъщи, но са подобрили средата без намаляване на офисната площ, добавянето на стационарни работни места остава възможно. 

Source: Vitra

Стационарното работно място не е задължително да бъде традиционното бюро със стол и екран. Vitra разработват подход, който набляга на социалното взаимодействие като дава приоритет на общите пространства.  Нарича го Club Office (“Клубен офис”). Той е вдъхновен от групите формиращи се по целия свят, т.нар. клубове образувани от хора със сходни възгледи, които се събират по своите правила, работят заедно, обменят идеи и трупат енергия за една по-голяма цел. Клубният офис носи точно този дух. Офисът е домът на една организация, той рисува картината на целите и ценностите. Той е най-опростеният и много често единствен манифест за идентичността на компанията и точно по тази причина се превръща в място за принадлежност. Клубът е мястото, където компанията посреща служителите си (наричани членове), клиентите и партньорите си. Клубът въплъщава културата, която компанията желае да изгради.

Source: Vitra

Работните пространства, които отсега нататък ще изграждаме, трябва да допълват хоум офиса и да носят добавена стойност на компанията и членовете ѝ. Социалната компонента, кохезията между колеги, често ражда нови идеи. Без неформалната интеракция в затворената среда на офиса новите попълнения към екипите се задържат по-трудно именно, защото не могат да разберат културата и да се впишат в нея.

Отчитайки хибридната природа на съвременния начин на работа, Клубът е разделен на три зони - публична, полу-публична и частна. Публичната зона е отворена за членовете и гостите и партньорите. Тя е проектирана за спонтанни срещи и неформални колаборации. Полу-публичната зона е предназначена за предварително уговорени срещи и дава възможност за по-задълбочена колаборация и организиране на работилници. Частната зона е подходяща за фокусираната работа на отделни служители или постоянни екипи. Тези зони работят заедно като осигуряват различна среда за отделните задачи. Публичните и полу-публичните зони са преди всичко аналогови пространства, където личните срещи се поставят над виртуалните. 

Source: Vitra

Клубният офис е гъвкаво и адаптивно пространство. За да се постигне това, традиционните бюра и работни столове са заменени от акустични ниши, преместваеми стени, повече мека мебел.

Опитът натрупан във времената на Covid-19 определено ще промени начина ни работа вбъдеще. Ще наблюдаваме доста по-силен фокус върху комбинирането на работа от офиса и от вкъщи. Офисите ще се превърнат в място за социални срещи, място за колаборации и общуване. Това дава огромни възможности за стратегическо преосмисляне на начина, по който функционира организацията ви. Истината е, че няма едно общо решение.