Petunjuk Pengisian G-Sheet Issues Log

G-Sheet isu log ini di tujukan kepada Stakeholder project agar dapat memonitor progress project, mencatat & membuat action plan atas seluruh isu, error & modi yang terjadi selama project berlangsung

Pengisian data G-Sheet ini hanya ditujukan kepada Anggota Team Telkomsigma. Anggota Team Telkomsigma yang dapat mengisi terdiri dari PM, BA, SA, Programmer, Implementor, QA & Admin Project. Selebih nya hanya dapat view G-Sheet ini

Sheet yang harus diisi dan di maintain terdiri dari :

- Update/insert Task baru (jika ada) berikut Duration, Start, Finish dst
- Update progress status per minggu -> isi dengan percentage progress

Petunjuk pengisian Sheet 'Detail List Issues'

Sheet ini diisi dengan seluruh isu yang terjadi di project. Jika isu ini berkembang dan sudah dapat dikategorikan sebagai error atau modi program, maka pindahkan item Isu ke Sheet 'Detail List Error' atau 'Detail List Modi'.

Pilihlah dari menu drop downlist utk modul yang sesuai dengan isu yang dilaporkan.

Isilah dengan deskripsi singkat tentang isu yang terjadi. Deskripsi nya harus mencerminkan kondisi object, tempat atau hal lain nya yang lebih spesifik

Contoh : Pihak vendor hardware production menginformasikan pengiriman hardware ada potensi mundur dari jadwal

Isilah dengan tanggal isu ini dilaporkan. Untuk menghindari perbedaan format tanggal, pengisian nya dapat dilakukan dgn cara copy dari cell di atas nya lalu tanggal nya di rubah

Pilihlah nama dari menu drop down list. Nama yang ditampilkan di sini adalah seluruh nama anggota tim project BTN Syariah dan Telkomsigma.

Pilihlah nama dari menu drop down list untuk PIC Telkomsigma yang menerima/menghandle isu yang dilaporkan. Nama yang ditampilkan di sini adalah seluruh nama anggota tim project Telkomsigma.

Pilihlah dari menu drop down list untuk status terakhir dari isu yang dilaporkan

Isi dengan action plan atau progress status dari isu yang dilaporkan. Format isian :
tgl (DD/MM/YY) : action plan / progress status yg dibuat dan (initial PIC yang update status),
18/11/20 : Sudah dilakukan ekskalasi ke Principal Hardware pd tgl 17/11. Akan dikoordinasikan ke vendor agar barang bisa dikirim di 22/11 (TJ)

Merupakan jumlah hari isu ini dilaporkan dan masih di tangani. Lakukan copy paste dari cell di atas nya agar rumus perhitungan nya terbawa.

Catatan :

- Laporkan kepada PM jika ada isian dari drop down list yang tidak lengkap

- Untuk Isu list yang sudah Closed, lakukan copy isu list yang close ini dari bagian 'List Issues yang masih Outstanding' ke bagian bawah 'List Issues yang sudah closed'. Susunlah isu yang baru di closed di bawah isu yang sudah closed sebelumnya dengan rapih

Petunjuk pengisian Sheet 'Detail List Error'

Sheet ini diisi dengan seluruh temuan Error aplikasi yang terjadi di project.

Isilah dengan nomor error yang sesuai. Untuk nomor error yang terakhir digunakan, catat data nya di cell G5, supaya pada saat pengisian error berikutnya bisa diingat nomor pencatatan error yang terakhir.

Contoh format no error : ERR/BTNS/00001. ; ERR = singkatan dari Error, BTNS = singkatan dari kode Bank BTN Syariah ; 00001 = nomor pencatatan error

Pilihlah dari menu drop downlist utk modul yang sesuai dengan error yang dilaporkan.

Isilah dengan deskripsi singkat tentang Error yang terjadi. Deskripsi nya harus mencerminkan kondisi object, tempat atau hal lain nya yang lebih spesifik

Contoh : Informasi tanggal lahir yang ditampilkan di menu Customer Inquiry salah

Isilah dengan tanggal error ini dilaporkan. Untuk menghindari perbedaan format tanggal, pengisian nya dapat dilakukan dgn cara copy dari cell di atas nya lalu tanggal nya di rubah

Pilihlah nama dari menu drop down list. Nama yang ditampilkan di sini adalah seluruh nama anggota tim project BTN Syariah dan Telkomsigma.

Pilihlah nama dari menu drop down list nama BA yang menerima / menganalisa error ini. Nama yang ditampilkan di sini adalah seluruh nama anggota BA Telkomsigma.

Pilihlah nama dari menu drop down list untuk SA/Pgmr yang melakukan fixing error. Nama yang ditampilkan di sini adalah seluruh nama anggota SA & Programmer Telkomsigma.

Pilihlah nama dari menu drop down list untuk QA/Implementor yang melakukan testing error. Nama yang ditampilkan di sini adalah seluruh nama anggota QA & Implementor Telkomsigma.

Isilah dengan tanggal target date penyelesaian pekerjaan sesuai dengan masing2 status. Jika status nya fixing, maka isi dengan target selesai fixing dst. Untuk menghindari perbedaan format tanggal, pengisian nya dapat dilakukan dgn cara copy dari cell di atas nya lalu tanggal nya di rubah

Pilihlah dari menu drop down list untuk status terakhir dari error yang dilaporkan

Isi dengan action plan atau progress status dari error yang dilaporkan. Format isian :
tgl (DD/MM/YY) : action plan / progress status yg dibuat dan (initial PIC yang update status),
18/11/20 : Perbaikan program ditargetkan selesai tgl 19/11. (TJ)

Merupakan jumlah hari error ini dilaporkan dan masih di tangani. Lakukan copy paste dari cell di atas nya agar rumus perhitungan nya terbawa.

Catatan :

- Laporkan kepada PM jika ada isian dari drop down list yang tidak lengkap

- Untuk Error list yang sudah Closed, lakukan copy Error list yang close ini dari bagian 'List Errors yang masih Outstanding' ke bagian bawah 'List Errors yang sudah closed'. Susunlah Error yang baru di closed di bawah Error yang sudah closed sebelumnya dengan rapih

- PM harus melakukan koordinasi meeting internal dengan anggota tim setiap hari untuk review temuan Error, mencari solusi dan menentukan target datenya

Petunjuk pengisian Sheet 'Detail List Modi'

Sheet ini diisi dengan seluruh temuan Modifikasi aplikasi yang terjadi di project.

Pengisian kolom2 nya mirip dengan Detail List Error

Petunjuk penambahan Value Data :

Insert value baru yang ada di antara value yang sudah ada, sesuai dengan urutan (sort) berdasarkan abjad

Jika value baru yang diinsert ada di urutan paling bawah, pastikan Data Validation di field yang menggunakan value data di kolom tersebut juga diupdate

HAL - HAL yang wajib dilakukan oleh PM setiap hari adalah :

Lakukan meeting koordinasi dengan anggota team utk review semua isu log, error log dan modi log . Lakukan diskusi untuk menentukan Action Plan berikutnya dan PIC yang mengerjakan nya

PM harus memastikan isu2, error dan modi yang terjadi hari tersebut sudah tercatat dengan baik

PM lakukan review terkait action plan yang sudah disepakati sebelum nya

Pastikan seluruh Isu, error & modi tertangani hingga closed. Dan Customer juga dapat melihat yang sama.

Lakukan backup file ini berikut file2 dokumen lainnya (seperti Dokumen Hasil Workshop dll) setiap hari

Struktur folder project dan penamaan file:

Konversi penamaan file agar dibuat dgn ketentuan sbb:

General format: BTNNG - [File Product]_[YYYYMMDD]_[Subject File] [version][D/F]

BTNNG - MoM_20201124_Summary Workshop Day#1 v0.1D.doc

BTNNG - FSD_Master Data Customer v2.0F.doc

BTNNG - PR_20201124_Weekly Report W3Nov20 v1.0F.doc

BTNNG - CR #2 Add Master Login v1.0F.doc. (dokumen CR ke-2 utk penambahan master login)

Dokumen planning (project schedule, PMP, risk & issue list, kick off presentation)

|- Non Functional Test Result

Dokumen tahap implementasi (rundown go live, check list pra go live, dst)